KỸ NĂNG GIAO TIẾP

Mỗi ngày chúng ta tiếp xúc với biết bao nhiêu người khác: Cha mẹ, thầy cô, bạn bè, hàng xóm… Làm thế nào để chúng ta có thể dung hoà được tất cả các mối quan hệ đó? Làm sao để gặp ta một lần, người ta có ấn tượng tốt đẹp với chúng ta? Nói năng thế nào để những người ta tiếp xúc vui vẻ, hài lòng, ủng hộ chúng ta trong học tập, công việc? Để làm được những việc này, chúng ta cần có kĩ năng giao tiếp.
Nhưng bạn nên nhớ rằng giao tiếp không phải chỉ dùng lời nói. Có nhiều hình thức giao tiếp khác nhau, nhưng có thể chia thành hai loại: Giao tiếp dùng lời và giao tiếp không lời.
1. Giao tiếp là gì?
Giao tiếp là sự chia sẻ ý nghĩ, tình cảm, thông tin với một hoặc nhiều người. Trong giao tiếp, chúng ta thường sử dụng lời nói để biểu đạt ý nghĩ của mình và để trao đổi thông tin với người khác. Nhưng giao tiếp không chỉ đơn giản là nói chuyện với ai đó mà trong đó còn bao hàm rất nhiều các vấn đề khác như: Bạn nói như thế nào? Bạn hiểu đối tượng giao tiếp với mình như thế nào? Làm thế nào để hai bên có thể hiểu rõ về các thông tin cùng trao đổi? Bạn làm thế nào để lần giao tiếp đó đạt được kết quả như bạn mong đợi...?
2. Giao tiếp bằng ngôn ngữ.
Ngôn ngữ là phương tiện để biểu đạt ý nghĩ của mỗi người. Khi bạn muốn nói chuyện hoặc trao đổi thông tin với một ai đó thì bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải những thông điệp mà bạn muốn bày tỏ. Ngôn ngữ là một công cụ giao tiếp mà chúng ta luôn sử dụng nó hàng ngày. Nhưng để việc giao tiếp có hiệu quả hơn và truyền tải được những thông tin mà bạn muốn nói một cách rõ ràng và chiếm được cảm tình của người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi.
Những điều cần lưu ý khi giao tiếp bằng lời.
 Âm điệu của lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá...
 Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện.
 Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý của họ.
 Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không chú ý đến thái độ của đối tượng giao tiếp. Hoặc đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến người khác không kịp trả lời.
 Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu bạn không được rõ thì lúc này nên lắng nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là phải đảm bảo sự thành thật và chính xác trong lời nói của mình.
 Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà không tôn trọng ý kiến của người khác.
3. Giao tiếp không dùng ngôn ngữ (giao tiếp không lời).
Ngoài lời nói, chúng ta còn có thể sử dụng toàn bộ cơ thể chúng ta để giao tiếp. Gật đầu, vẫy tay, xua tay, nhăn mặt, ánh mắt… có thể giúp chúng ta biểu đạt tâm trạng, thái độ, tình cảm của mình mà không cần dùng lời nói. Kĩ năng này rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả hơn. Hãy cố gắng kết hợp việc giao tiếp không dùng ngôn ngữ với những gì bạn đang nói để thông điệp của bạn mang ý nghĩa điều bạn muốn nói. Những biểu hiện có tác dụng tích cực trong giao tiếp không dùng ngôn ngữ mà bạn nên học tập và sử dụng:
o Khi nói chuyện hoặc trao đổi một vấn đề nào đó thì bạn phải quay mặt về hướng người giao tiếp, ở tư thế ngang tầm có thể cùng đứng hoặc cùng ngồi, tránh ở tư thế cao hơn hoặc thấp hơn nhiều so với đối tượng của mình.
o Nét mặt luôn thể hiện sự niềm nở, biểu hiện sự quan tâm tới lời nói của đối tượng, tuỳ theo nội dung câu chuyện mà thể hiện sự lo lắng, đồng cảm hoặc vui vẻ...
o Trong khi giao tiếp bạn nên nhìn vào mắt duy trì ánh mắt với đối tượng giao tiếp.
o Có những biểu hiện tán đồng hoặc thể hiện sự lắng nghe như: gật đầu...
Bạn nên hạn chế những hành động sau vì những hành động này không có tác dụng tích cực tới cuộc nói chuyện của bạn:
• Không nhìn vào đối tượng giao tiếp.
• Nét mặt cau có, chau mày...
• Mắt nhìn đi nơi khác trong khi đối tượng đang nói.
• Có những hành động thể hiện không quan tâm tới lời nói của đối tượng như: đọc sách, báo, tài liệu, luôn liếc mắt nhìn đồng hồ hoặc làm một việc riêng nào đó...
• Nét mặt thể hiện sự bồn chồn, nóng lòng có vẻ như đang vội vàng đi đâu đó không chú ý tới đối tượng mình đang nói gì...
Ghi nhớ :
Trong nhiều trường hợp, giao tiếp không dùng lời có hiệu quả hơn giao tiếp dùng lời nói. Khi chia tay với một người bạn mới quen, bạn nắm chặt bàn tay bạn ấy, dùng dằng mãi không dứt… khiến bạn đó cảm động hơn là câu nói « tớ quý bạn lắm ». Muốn ngăn một bạn nào đó nói những điều không nên nói, bạn chỉ cần nhìn thẳng vào người đó và lắc đầu, hoặc xua tay, người đó sẽ hiểu ý ngay, không cần bạn phải nói « đừng ».
Khi giao tiếp với một người hay với một nhóm người, hãy quan tâm, chú ý tới nét mặt, tâm trạng của họ để điều chỉnh cuộc giao tiếp cho có hiệu quả hơn.






4. Những kĩ năng giao tiếp quan trọng.
4. 1. Kĩ năng lắng nghe.
Lắng nghe là khả năng đón nhận và hiểu những thông điệp mà đối tượng muốn nói. Hãy tỏ ra là bạn đang chú ý tới người nói bằng cách gật đầu hay phản ứng đáp lại bằng những câu ngắn gọn thể hiện sự chăm chú của bạn như: ừ, à, thế à, vậy ư... Đừng ngắt lời người nói khi bạn đang nghe! Hãy lắng nghe và sẵn sàng tiếp thu chủ đề, không nên chỉ trích phê phán.
4. 2. Kĩ năng phản hồi.
Phản hồi có nghĩa là sử dụng những từ ngữ của mình để nhắc lại nội dụng câu chuyện mà người khác vừa nói bằng những câu tóm tắt ngắn gọn. Mục đích là để bạn hiểu rõ và chính xác về những thông tin mà người đó vừa nói, tránh kiểu "ông nói gà, bà nói vịt". Đôi khi chúng ta nghĩ là chúng ta hiểu được người nói nhưng thường là chúng ta lại không hiểu! Trong trường hợp đó, hãy sử dụng kĩ năng này để giúp ta hiểu hơn về những thông điệp mà người nói đang đề cập.
Bạn có thể có lời nói phản hồi lại nội dung câu chuyện mà người khác vừa nói. Ví dụ: “Bạn vừa nói rằng bạn rất muốn tham gia câu lạc bộ, nhưng nhà bạn có em nhỏ, nên phải ở nhà giúp mẹ trông em đúng không?”. Có thể người bạn kia sẽ nói “Đúng đấy”, hoặc “Ý mình không phải như thế” và có cách nói lại để bạn hiểu đúng. Đây là cách phản hồi thông tin.
Trong khi trò chuyện, tiếp xúc với người khác, bạn có thể dùng hình thức phản hồi cảm xúc, nghĩa là nói những điều bạn cảm nhận về cảm xúc của người đó. Người ta rất cảm động khi người nói chuyện với mình nhận ra cảm xúc của mình và đồng cảm với mình. Ví dụ, bạn có thể nói: “Nhìn nét mặt cậu, mình thấy bạn đang rất vui” hay: “Hình như bạn có điều gì khó nói, cứ nói với mình, chúng ta cùng tháo gỡ, đừng ngại”.
4. 3. Kĩ năng hỏi.
Kĩ năng hỏi hay còn gọi là kĩ năng khai thác thông tin. Có những người đặt câu hỏi khiến người ta bực mình, không muốn trả lời. Có những người hỏi khiến người nghe cảm thấy mình như đang bị “tra khảo”. Vì vậy, khi trò chuyện, bạn nên chú ý đặt các câu hỏi cho phù hợp.
- Không hỏi liên tục nhiều câu hỏi. Bạn thử nghe một người hỏi bạn thế này: “Cậu tên là gì? Nhà ở xã nào? Học lớp mấy? Học có giỏi không? Đã bao giờ bạn ra thành phố chơi chưa? Bạn có thích đi bơi không? Bố mẹ bạn làm gì?...”. Cảm xúc của bạn thế nào?
- Không lên giọng khi đặt câu hỏi, nhất là các câu hỏi “tại sao”, bởi nó khiến người nghe có cảm giác mình đang bị “đổ lỗi”. Bạn thử hỏi một người bạn với câu hỏi: “Tại sao hôm qua bạn không đi học” ? và câu hỏi: “Chắc hôm qua nhà bạn có việc gì đó nên bạn nghỉ học phải không?”.Câu hỏi nào “dễ nghe” hơn?
- Không hỏi trống không ( không có thưa gửi, không có chủ ngữ…) khi hỏi người lớn tuổi hơn bạn. Với những cuộc trò chuyện mang tính thuyết phục, vận động, hãy sử dụng nhiều câu nói biểu cảm để tác động tới tình cảm của người khác. Bạn đừng quên nói “mình rất vui”, “bạn để lại cho mình ấn tượng tốt”, “mình rất muốn gặp lại bạn”, “mình hy vọng chúng ta có lúc gặp lại nhau”…
4. 4. Kĩ năng điều chỉnh liên tục.
Đây là một kĩ năng khó, nhưng lại rất quan trọng trong giao tiếp. Tuỳ từng đối tượng, hoàn cảnh giao tiếp mà bạn có cách ứng xử linh hoạt, phù hợp. Khi giao tiếp, điều không thể thiếu được đó là sự tự tin, tự tin về bản thân và tự tin về lời nói của mình. Đừng nên tỏ ra quá rụt dè, thiếu tự tin...Điều đó không có lợi cho việc giao tiếp của bạn. Nếu có cuộc gặp mặt hay một cuộc hẹn trước với một ai đó thì bạn nên chuẩn bị cho mình một tâm lý thoải mái, sẵn sàng và có thể chuẩn bị trước chủ đề mà bạn sẽ trao đổi. Như vậy sẽ mang đến cho bạn sự tự tin, chủ động trong lần giao tiếp đó.
- Khi nói về vấn đề không vui ( như khi nói về những em bé mồ côi, những nạn nhân chất độc màu da cam, về nỗi đau của những người bị tai nạn giao thông, bị thiên tai…), bạn không nên cười hớn hở. Nhưng hãy nở nụ cười khi câu chuyện đang vui.
4. 5. Chú ý trang phục.
Một yếu tố tuy nhỏ nhưng có tác dụng rất lớn đến hiệu quả giao tiếp của bạn - đó là trang phục. Bạn nên chú ý đến cách ăn mặc của mình, không nên ăn mặc quá kệch cỡm, hở hang hay quá luộm thuộm - bởi dù bạn có nói hay đến đâu thì qua vẻ không lịch sự của bạn cũng đã khiến người khác mất cảm tình ngay từ giây phút đầu tiên.
4. 6. Kĩ năng tháo gỡ bất đồng quan điểm.
Không phải lúc nào bạn và đối tượng giao tiếp cũng có cùng quan điểm về một vấn đề nào đó. Mỗi người một suy nghĩ, trước một vấn đề mỗi người sẽ có cách nhìn nhận khác nhau. Vậy trong những lúc như vậy bạn sẽ làm gì?
* Không nên có phản ứng tức thì. Bạn không nên có phản ứng gay gắt ngay từ đầu. Mà nên dành thời gian để suy nghĩ về điều đã nói và hiểu cảm giác của người nói trước khi bạn đáp lại. Hãy đợi đến khi bạn có đủ thông tin để tránh đưa ra những nhận xét sai.
* Không nên chỉ chích hay phê phán: Quan điểm của mỗi người còn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố như: nhận thức, trình độ hiểu biết, tính cách....của mỗi người. Vì vậy, chẳng có gì phải căng thẳng nếu ai đó không đồng quan điểm với mình. Nếu quan điểm của mình là tích cực thì cũng không nên chỉ chích hay phê phán, xem thường, chế nhạo suy nghĩ, quan điểm của người khác. Hãy trao đổi dần dần sẽ có lúc bạn và người đó sẽ hiểu nhau hơn. Bạn có quyền cho rằng “màu đỏ là màu đẹp nhất”, nhưng có những bạn khác lại thích màu xanh dương, màu tím, màu hồng. Không nên phán xét ai đúng, ai sai trong những trường hợp này.
* Không nên nói chung chung. Trong khi tranh luận, bạn nên có ý kiến của riêng mình. Tránh nhất là khi bạn nói “Tôi thì thế nào cũng được”. Tránh nói lam man, vòng vo, không đúng chủ đề.
Bạn thử hình dung, khi bạn hỏi một người bạn rằng: “Cậu có thích học vẽ không?”,người đó không nói “không” hay “có”, mà nói: “Thật ra biết vẽ hay không không quan trọng. Chẳng biết vẽ cũng chẳng sao. Khi thi lên lớp hay thì chuyển cấp, có thi môn vẽ đâu”. Bạn cảm thấy thế nào với caâ trả lời này?
* Sử dụng các câu bắt đầu bằng đại từ “tôi”. Những câu bắt đầu bằng đại từ “tôi” có thể giúp bạn diễn tả được cảm giác, thái độ, mong muốn của bạn. Sử dụng các thông điệp “tôi” sẽ giúp bạn tránh người khác có cảm giác bạn đang tấn công họ. Ví dụ, nói “Tôi cảm thấy không được hài lòng…” sẽ có tác dụng tích cực hơn là nói: “Bạn làm tôi không được hài lòng…” Hoặc "Tôi nghĩ rằng, nên làm theo cách này sẽ có hiệu quả hơn..." sẽ có tác dụng tích cực hơn là nói "Bạn hãy làm theo phương án này..." Với cách sử dụng câu tôi cho phép bạn thể hiện cảm giác của mình mà không có sự chỉ trích trực tiếp vào người khác.
5. Thuyết trình trước đám đông.
Một số bạn khi trò chuyện với một hay vài người thì rất “có duyên”, nhưng hễ đứng trước đám đông như đứng trước lớp, trước cuộc họp, trước một nhóm bạn trong câu lạc bộ là tỏ ra lũng túng. Thuyết trình hay nói trước đám đông cũng là điều bạn cần phải học , bởi trong cuộc sống, không ít lần bạn sẽ phải làm việc này.
Là nghệ thuật nói chuyện với một nhóm người theo một phương cách được chuẩn bị kỹ nhằm cung cấp thông tin, gây ảnh hưởng hoặc gây cười cho thính giả. Trong diễn thuyết, cũng giống bất cứ hình thức truyền thông nào khác, có năm yếu tố căn bản thường được biểu thị như sau, "ai đang nói điều gì với ai và đang sử dụng phương tiện nào để gây ra kết quả gì?".
Mục đích của thuyết trình trước đám đông thường là: Chuyển tải thông tin; hô hào, lôi kéo hànhđộng; tác động tình cảm; hướng dẫn hành động; giải trí.
Khi chuẩn bị bài thuyết trình trước đám đông, bạn nên tự mình xác định rõ các vấn đề sau:
Nói với ai?
Bạn phải biết rõ đối tượng nghe bạn sẽ là ai? Là nhóm bạn cùng trường, là các thầy cô giáo, là các bậc phụ huynh, là các cụ già hay các em nhỏ tuổi hơn bạn.
Biết rõ điều này để bạn lựa chọn cách xưng hô, giọng điệu, phong cách khi nói chuyện. Khi ở dưới đám đông ( hội trường, phòng họp, sân trường…) có nhiều đối tượng khác nhau, tuổi tác khác nhau, bạn lưu ý không xưng hô “mình”, “tớ”, cũng không thể xưng “cháu”, “em”. Hãy nói “tôi” với mọi người. ..
Nói về điều gì?
Xác định nội dung cần thuyết trình là rất quan trọng. Nếu được biết chủ đề trước, hãy cố gắng tìm hiểu càng nhiều thông tin về chủ đề này càng tốt. Không nói những điều bạn chưa biết hoặc biết chưa chắc chắn.
Nói bằng hình thức nào?
Tuỳ mục đích và đối tượng nghe, bạn có thể lựa chọn các hình thức diễn thuyết khác nhau. MỘt mình bạn nói là hình thức độc thoại, độc diễn ít mang lại hiệu quả. Hãy quan sát, đặt câu hỏi cho những người nghe và lắng nghe họ nói, lôi kéo họ tham gia vào buổi thuyết trình của bạn, bạn sẽ “đỡ vất vả” hơn, vui hơn, hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng điều bạn nói, có thể có nhiều người đã biết từ trước, thậm chí biết nhiều hơn bạn.